De gemeente Nijmegen had genoeg van klassieke aanbestedingsprocedures, die steevast leidden tot discussies met aannemers, meerkosten voor de stad en ongenoegen over de kwaliteit. Onmogelijk om alle werkzaamheden te voorzien en een offerte te beoordelen op goede uitvoerbaarheid. Omdat niet alles kan worden voorzien lopen ontwikkeling en uitvoering door elkaar, wat dikwijls voor vertraging zorgt. De projectleider openbare ruimte bedacht daarom een nieuwe vorm van aanbesteden, vooral voor grote complexe projecten.
Complex project
Robert Tannemaat, de projectleider, ging nadenken over een andere manier van aanbesteden toen zich in 2012 een lastig project aandiende in het Willemskwartier: renoveren van voorloorlogse woningen gecombineerd met het vervangen van rioleringen en het herinrichten van de openbare ruimte. In een dergelijk project zijn er vele belanghebbenden, zoals de woningcorporatie, de bewoners en ondernemers in de wijk, de gemeente, aannemers en uitvoerders. De gemeente wilde bewonersparticipatie een plek geven in het proces en wilde materialen hergebruiken. Er was daarom behoefte aan een flexibel contract en aan een aannemer die aan de voorkant van het project meedenkt en expertise inbrengt. Een goede samenwerking was belangrijker dan een uitvoerder selecteren voor de laagste prijs.
Flexibiliteit
De gemeente vormde een bouwteam en ruimde daarin een plek vrij voor een aannemer. Vijf partijen werden uitgenodigd om te solliciteren op die plek. Selectie vond plaats op het criterium: wie past het beste in de visie van het bouwteam? De aannemer die de plek mocht innemen ging meteen meedraaaien in sessies met bewoners en hielp met het uitwerken van een plan. Door zijn expertise kon hij snel en adequaat antwoord geven op vragen van bewoners. Bovendien gaf deze werkwijze de flexibiliteit om tot ver in het proces alternatieven te bespreken en wijzigingen in het oorspronkelijke ontwerp aan te brengen. Als er op het laatste moment toch een uitstel nodig was om met bewoners af te stemmen, vormde dat geen probleem.
Gelijkwaardige samenwerking
Deze nieuwe manier van aanbesteden ging uit van sociocratische werkwijze. De participanten werkten op gelijkwaardige basis samen, iedere mening werd gehoord, ieders kwaliteit en deskundigheid werd aangesproken en niemand had een onoverkomelijk bezwaar tegen de uitkomst. Door te investeren in het proces van samenwerken was er sprake van echte participatie van belanghebbenden en waren de risico’s voor de gemeente beter beheersbaar.
Transparantie
Na het gezamenijke ontwerpproces rekenden beide partijen de kosten door en werden het samen eens over een marktconforme prijs. Er was transparantie over het winstpercentage voor de aannemer en de hoogte van de algemene kosten. Het budget voor het hele project was 1,3 miljoen. Bij een klassieke aanbesteding was er misschien een contract gesloten voor 1,1 miljoen. Maar dat verschil zou ongetwijfeld zijn opgegaan aan extra uren en discussies daarover.
Plezierige en duurzame relatie
Deze aanpak zorgde ervoor dat de aannemer niet zozeer bezig was om zoveel mogelijk werk uit de opdracht te slepen, maar vooral om met de andere belanghebbenden samen een geslaagd project neer te zetten. Er ontstond een plezierige en duurzame relatie. Ook de houding van de gemeente veranderde door deze aanpak. Omdat er een gezamenlijke doelstelling was en transparantie over de financiën kon ze haar wantrouwen jegens bouwbedrijven laten varen. Alle betrokkenen zijn blij dat ze constructief kunnen werken en niet voortdurend discussies hoeven te voeren of op hun hoede te zijn.
Beheersing van de kosten
Uiteindelijk is het project op 1,8 miljoen uitgekomen. Dus toch een overschrijding van het budget? Dat het project duurder uitviel had vooral te maken met een strak budget voor een dergelijk complex project en onvoorziene tegenvallers zoals een bodemvervuiling in een van de straten. Daar staat tegenover dat de ambtelijke kosten voor overleg en ontwikkeling (bij traditionele projecten gemiddeld 18,6 % van de kosten) bij het project in het Willemskwartier lager uitvielen: 14,7%.
Samen slimmer
De positieve ervaring werpt zijn vruchten af. Ook bij de aanleg van een nieuwe fietsroute in het centrum, waar ook het riool moet worden vervangen, wordt deze nieuwe vorm van aanbesteden toegepast. Dit project is complex vanwege mogelijke aanwezigheid van explosieven uit de oorlog en vanwege de bereikbaarheid van de stad. De afstemming vooraf moet dus heel goed zijn. De nieuwe aannemer denkt mee en legde een goed alternatief op tafel voor het aanleggen van de riolering dwars door de oude stadsmuur. Daardoor kon het een stuk goedkoper.
De onderstroom
Geef een reactie